Jakten på ändamålsenlig digitalisering

Den 9 januari deltog digitaliseringssamordnare Sara Herrman på konferensen ”Styra och leda framtidens välfärd 2020” i Göteborg. Där föredrog Johan Magnusson, PhD, Swedish Center for Digital Innovation om ”Jakten på ändamålsenlig digitalisering”. Nedan följer en sammanfattning av föredraget.

Johan menar att en utmaning med digitalisering i offentlig sektor är att närma oss någon form av ändamålsenlig digitalisering. Några av de hot och hinder han identifierat är:

• Vi i offentlig förvaltning har skyhöga förväntningar på oss att ha en nivå av service som överensstämmer med teknikutvecklingen.
• Det råder begreppsförvirring då vi alla har olika syn på vad digitalisering är, vi måste börja med att definiera begreppet
• Tidigare skapade vi värde i vår organisation och sedan förde vi ut detta till våra invånare. Det håller på att ändras för värde skapas i gränssnittet mot våra invånare, vi samskapar värde.
• Uppbyggnaden av våra organisationer idag innebär att vi lämnar mycket att önska när det kommer till flexibilitet och vara agil. Det måste ändras.
• Vi måste balansera hur vi styr på kort och lång sikt. Vi kan inte tänka 4 år eller 1 år åt gången. Det behövs en annan långsiktighet.
• En stor utmaning är vår föråldrade infrastruktur. Vi har system från 70-talet som inte tillför något direkt värde för verksamheten. Detta ger en negativ avkastning. Kostnaden för nyutveckling är skyhög och kommer inte kunna lösas inom ram. I Estland, som är ett av de länder som kommer längst i deras digitala transformation, har en tumregel – inget system äldre än 5 år.

En stor fördel när det kommer till digitalisering inom offentlig sektor är att vi kan dela med oss. Eftersom vi inte är konkurrenter så har vi mycket att vinna på att dela med oss, både bra och dåliga resultat.

Johan pratar om nuvarande status för offentlig förvaltning utifrån rapporten ”Statusrapport Digital Mognad i Offentlig sektor” som släpptes i maj 2019. Den påvisar att nödvändiga styrningsmässiga förutsättningar för ändamålsenlig digitalisering saknas generellt i landets kommuner Det beror bland annat på att saknas en koncernstyrning som genomsyrar verksamheten, det innebär att den effekt man vill se ofta uteblir. Det saknas även portföljstyrning vilket betyder att förändringar i form av projekt och verksamhetsutveckling spretar åt olika håll och ändamålsenlighet uteblir.

Ett stort problem idag är vad som omnämns som ”Skugg IT”. Det är när verksamheten tröttnar på den undermåliga tjänster som levereras av IT-avdelningen och löser det själva. Det betyder att det investeras i system, teknik och tjänster som inte styrs centralt, vilket kan handla om ganska omfattande summor, ibland upp till 65% av all IT-kostnad.

Johan har varit med och tagit fram verktyget ”DiMiOS” som är ett metodstöd för hur en organisation får en ändamålsenlig digitalisering. Här kan du läsa mer om DiMiOS.