Handlingsplan för digitalisering 2020 – 2022

Digitala processer i Fyrbodal

Sammanfattning av projektet

Projektet är ett pilotprojekt att verksamhetsutveckla delar av socialtjänsten genom att testa, kartlägga och utvärdera verksamhetsprocesser. Med hjälp av metoder som stödjer både kvalitetsledning och innovationsledning ska kommunerna få kunskap i hur vi kan hitta verksamhetsprocesser med stor potential att förbättras och förnyas. Med stöd av modern teknik kan vi öka processers kvalitet och effektivitet och med behovsdriven utveckling kan vi förnya processer och i större omfattning förstå och möta våra invånares behov.

Ett exempel på verksamhetsprocess som flera kommuner i Sverige valt att effektivisera med hjälp av automatisering är försörjningsstöd. När man automatiserar delar i processen får kommunerna drastiskt kortat handläggningen av ärenden vilket inneburit en ökad kostnadsnytta för verksamheten och förhöjd kvalitet för sökande. Projektet ska främst titta på att optimera processen för försörjningsstöd.

Deltagande verksamhetsutvecklare får ökad kompetens i projektledning, processbaserad verksamhetsutveckling, behovsdriven utveckling, kvalitetsledning och standardisering och kunskap om digitala stöd som RPA, E-tjänstdesign och BI. De kommer att bli ”förändringsagenter” i förvaltningen och hjälper till att leda utveckling och förändring och får bättre förutsättningar att beställa rätt digitala lösningar från kommunens IT-verksamhet.

De metoder och den kunskap som förvärvas i projektet ska bli en digital metodhandbok för verksamhetsutveckling. Metodhandboken ska vara ett stöd till kommunerna i deras utvecklingsarbete där de får tillgång till inspelade kurser, olika metoder för att möta verksamhetens behov och mallar som stödjer arbetet för verksamhetsutveckling. Genom att vi är flera kommuner som genomför projektet tillsammans kan vi utnyttja våra resurser mer effektivt när vi använder samma metodik.

Status

Just nu är vi i genomförandefasen och fler av våra kommuner nappade på erbjudandet om att delta i projektet. Kursplanen och utbildningstillfällen är spikade och finns nedan och vi har genomfört några av de möten och utbildningstillfällen som planerat.

De kommuner som deltar i projektet är

• Färgelanda
• Lysekil
• Mellerud
• Munkedal
• Orust
• Sotenäs
• Strömstad
• Trollhättan
• Uddevalla
• Vänersborg
• Åmål

Projektgruppsmöten

Utbildningstillfällen

Styrgruppsmöten

Digital motor Fyrbodal

Enligt SKR (Sveriges kommuner och regioner) är digitaliseringen en av de utpekade möjligheterna för att bidra till omställningen av offentlig sektor och mildra effekterna av att färre behöver göra mer för fler. Digitaliseringen med underliggande IT-verksamhet är högaktuell för i princip samtliga sektorer varför arbetskraft med kompetens inom området har en stark efterfrågan på arbetsmarknaden.

Analysen är att kommunerna har behov av en digital utveckling men att medlemskommunernas geografiska arbetsmarknadsposition tillsammans med en hög efterfrågan på kompetens inom digitaliseringsområdet skapar en utmanande situation.

Under 2019 genomfördes ett arbete med att upprätta en gemensam handlingsplan för digitalisering hos Fyrbodals kommuner. Ansvaret för att upprätta handlingsplanen fick en nyetablerad strategisk samverkansgrupp för digitaliseringsfrågor – Fyrbodals e-råd. Syftet med handlingsplanen är att öka samverkan mellan Fyrbodals kommuner inom digitaliseringsområdet genom att tillämpa det svenska ramverket för digital samverkan. För att veta vad som skulle prioriteras i handlingsplanen genomfördes flertalet behovsanalyser med flertalet kompetensnätverk på Fyrbodals kommunalförbund.

Under behovsanalysen framkom flera behov av att förbättra verksamhetens förmågor. Några av förmågorna som omnämndes under behovsanalysen var förmågan att kunna genomföra förändringsarbeten på ett mer strukturerat sätt, vilket resulterade i insatser för att skapa en strategisk handbok och en taktisk metodhandbok för digitalisering. De andra insatserna i handlingsplanen stärker verksamhetens förmåga att hitta synergieffekter i gemensamma upphandlingar, digitalt distansarbete och att identifiera och fånga invånarnas behov. Alla insatserna stärker vår gemensamma förmåga att kunna skapa framtidens digitala kommun.

Andra behov som nämndes var förmågan av ökad tillgänglighet och kontinuitet i driften av verksamhetskritiska system, något det finns stor potential att samverka inom, främst för att få ner kostnaden med även att kunna underlätta för IT-verksamheten att till exempel utöka servicetider. Vi har även behov att hantera de tekniskt arv (gamla system som behöver bytas ut eller uppgraderas) som måste omhändertas och även där kan samverkan vara en stor tillgång för att göra smarta investeringarna tillsammans. Förstudien syftar till att utforska möjligheten att komplettera Handlingsplanens insatser med former för att kontinuerligt samverka och stärka kommunernas digitala förmåga.

Den 25 september 2020 beslutade kommundirektörsnätverket i Fyrbodal att starta förstudien för Digital Motor Fyrbodal på inrådan från Fyrbodals e-råd. Uppdragsplanen syftar till att tydliggöra vad det är som ska göras i förstudien och under vilken tidsperiod.