4. Digitala möten

Tänk vad en kris kan göra med vårt samhälle. Från att ena dagen ha som vana att träffas fysiskt med kollegor, elelver eller förtroendevalda till att behöva begränsa verksamheten till att träffas via en digital plattform. Corona Convid-19 har bidragit till att vi snabbt behöver ställa om och vi har påbörjat en kulturresa i rasande tempo som annars kanske tagit flera år. Flertalet pusselbitar behövs för att digitala möten ska bli en långsiktig lösning i våra organisationer och detta projekt ska identifiera några av dem.

Kommuner har oftast en resepolicy men inte en mötespolicy. Resepolicyn handlar om hur och när man ska resa i sitt arbete t.ex. med vilka transportmedel, bokningsförfarande etc. En mötespolicy är minst lika viktig att interageras, inklusive hur du kommer till mötet. Det är mötet och inte resan som är det viktigaste.
Ofta tänker man på digitala möten som att de är tid- och kostnadseffektiva och inte minst att de minskar klimat- och miljöpåverkan. Men digitala möten kan även bidra till att kommunen får en minskad sårbarhet och ökad tillgänglighet. Den senaste tidens pågående stora samhällskris som kom med Corona Convid-19 bidrog till att synliggöra brister för hur vi kan hantera att upprätthålla viktiga sammanträdesfunktioner som kommunfullmäktige, nämndmöten, ledningsgruppsmöten och andra verksamhetsmöten när vi inte längre kan träffas fysiskt. Flertalet personer fick byta sin ordinarie arbetsplats till att isoleras hemma för att undvika eventuell smittspridning. Här behövdes en snabb omställning som många av oss inte var beredda på.
Målet med digitala möten är inte att ersätta alla fysiska möten utan det handlar snarare om att komplettera eller ersätta fysiska möten där digitala möten är ett likvärdigt eller bättre alternativ. Vid en långvarig samhällsstörning kan flertalet möten där det finns stor fördel att träffas fysiskt ändå bli tvungna att övergå till digitala möten. Hur ser då ett digitalt föräldramöte eller samrådsmöte ut? Kan man genomföra ett helt digitalt kommunfullmäktige? Hur involveras medborgarna i vår demokratiska process? Det finns många frågor som vi behöver svar på för att kunna säkerställa att vi pusslar ihop juridik med teknik och kultur på ett sätt som gör att vi kan ställa om till digitala möten på ett tryggt, säkert och ändamålsenligt sätt.

 

Processteg	Initiera
Insatstyp	Projekt
Finansiär	Finansiering söks
Styrgrupp	–
Ledare	Sara Herrman, Fyrbodals kommunalförbund
Genomförandetid	Starttid: 2020-08-20 Sluttid: 2021-10-29
Koppling till handlingsplanen	1B. Kommunanställda i Fyrbodals kommuner har adekvat digital kompetens
Effektmål	Långsiktiga effektmål 1. Medverkande kommuner instämmer i hög grad eller helt med att de är mycket bra på att säkerställa långsiktig tillgång till relevant digital kompetensKortsiktiga effektmål 2. Antal resfria möten per år och årsarbetare har ökat med 25% i den medverkande kommunen 1 år efter projektet avslut. 3. Ledningsgrupper i deltagande kommuner instämmer i hög grad eller helt med att de är väl rustade för att vid behov kunna ställa om till digitala möten
Projektmål	1: Projektet ska leverera ett sammanhållet paket av styrande dokument, utbildning och instruktioner för att på lång sikt bibehålla och utveckla möjligheterna med digitala möten innan projektets sluttid 2: Projektets deltagande kommuner har utifrån framtagen tjänsteskrivelse tagit beslut om en långsiktig plan för digitala möten
Leveranssstatus	0%

 

I samband med Corona så startades en ”snabbutredning” upp för att kunna så snabbt som möjligt ge Fyrbodals kommuner en rekommendation för hur de kan juridisk och teknisk genomföra vissa politiska möten och styrelsemöten för kommunala bolag på distans. När utredningen är färdigställs i slutet av april kommer den att publiceras här.