2. Digitala processer i Fyrbodal

Processteg	Genomföra
Insatstyp	Pilotprojekt
Finansiär	RUN – Regionutvecklingsnämnden i Västra Götaland och medverkande kommuner
Styrgrupp	Johan Lundh, Färgelanda kommun Eva Andersson, Lysekils kommun Frida Larsson, Melleruds kommun Catarina Dunghed, Munkedals kommun Lena Gardtman, Orusts kommun Lisbeth Olsson, Sotenäs kommun Helena Lilliebjelke, Strömstads kommun Annika Andersson, Trollhättans stad Karin Hallberg, Vänersborgs kommun (Ordförande) Torbjörn Stake, Åmåls kommun
Ledare	Sara Herrman, Projektledare, Fyrbodals kommunalförbund Pontus Björhn, Biträdande projektledare, Centigo AB
Genomförandetid	Starttid: 2020-04-20   Sluttid: 2021-10-31
Effektmål	4A: Det finns samverkande processer för digital service med utgångspunkt i invånarnas och medarbetarnas behov 5B: Kommunledningar i Fyrbodals kommuner har goda förutsättningar att kunna prioritera och genomföra digitaliseringsinsatser
Projektmål	Projektmålet är att färdigställa beslutade leverabler inom angiven tidsram och budget. – Metodhandbok för verksamhetsutveckling – Rutinramverk – Kartlagda verksamhetsprocesser – Plattform för metodhandbok, rutinramverk och processer – Systemförvaltningsplan plattform
Leveransstatus	45%

Sammanfattning av projektet

Projektet är ett pilotprojekt att verksamhetsutveckla delar av socialtjänsten genom att testa, kartlägga och utvärdera verksamhetsprocesser. Med hjälp av metoder som stödjer både kvalitetsledning och innovationsledning ska kommunerna få kunskap i hur vi kan hitta verksamhetsprocesser med stor potential att förbättras och förnyas. Med stöd av modern teknik kan vi öka processers kvalitet och effektivitet och med behovsdriven utveckling kan vi förnya processer och i större omfattning förstå och möta våra invånares behov.

Ett exempel på verksamhetsprocess som flera kommuner i Sverige valt att effektivisera med hjälp av automatisering är försörjningsstöd. När man automatiserar delar i processen får kommunerna drastiskt kortat handläggningen av ärenden vilket inneburit en ökad kostnadsnytta för verksamheten och förhöjd kvalitet för sökande. Projektet ska främst titta på att optimera processen för försörjningsstöd.

Deltagande verksamhetsutvecklare får ökad kompetens i projektledning, processbaserad verksamhetsutveckling, behovsdriven utveckling, kvalitetsledning och standardisering och kunskap om digitala stöd som RPA, E-tjänstdesign och BI. De kommer att bli ”förändringsagenter” i förvaltningen och hjälper till att leda utveckling och förändring och får bättre förutsättningar att beställa rätt digitala lösningar från kommunens IT-verksamhet.

De metoder och den kunskap som förvärvas i projektet ska bli en digital metodhandbok för verksamhetsutveckling. Metodhandboken ska vara ett stöd till kommunerna i deras utvecklingsarbete där de får tillgång till inspelade kurser, olika metoder för att möta verksamhetens behov och mallar som stödjer arbetet för verksamhetsutveckling. Genom att vi är flera kommuner som genomför projektet tillsammans kan vi utnyttja våra resurser mer effektivt när vi använder samma metodik.

Status

Just nu är vi i genomförandefasen och fler av våra kommuner nappade på erbjudandet om att delta i projektet. Kursplanen och utbildningstillfällen är spikade och finns nedan och vi har genomfört några av de möten och utbildningstillfällen som planerat.

De kommuner som deltar i projektet är

• Färgelanda
• Lysekil
• Mellerud
• Munkedal
• Orust
• Sotenäs
• Strömstad
• Trollhättan
• Uddevalla
• Vänersborg
• Åmål