Handlingsplan för digitalisering Arbetet med handlingsplanen är nedlagt men sidan är kvar för dokumentation. Sammanfattning Handlingsplan för digitalisering har upprättats för att kunna stödja Fyrbodals kommuner i deras digitaliseringsresa genom att samverka inom områden som kan vara en utmaning att klara som enskild kommun. Handlingsplanen ger främst en riktning för vad vi vill arbetar mot tillsammans i Fyrbodal framöver. Den innehåller fokusområden med effektmål (vad vi bör fokusera på) och insatser (uppdrag och projekt) som anger hur vi ska nå målen. Eftersom Fyrbodals kommuner kommit olika långt i deras digitala transformation så kommer kommunerna få intresseförfrågningar om att delta i olika insatser. De väljer sedan att medverka i de insatser som är mest relevanta utifrån deras egna prioriteringar. Syfte Att öka samverkan mellan Fyrbodals kommuner inom digitaliseringsområdet genom att tillämpa det svenska ramverket för digital samverkan. Genomförande Det övergripande ansvaret för genomförandet av handlingsplan har E-rådet. Hur kommunerna är delaktiga anges nedan i ”Beslutsprocess” Dokument Nedan finns handlingsplanen i PDF-format i två versioner, en längre med bilagor och en sammandragen för tryck. Handlingsplan för digitalisering Handlingsplan för digitalisering – Sammandrag Bakgrund Den pågående digitaliseringen i samhället ändrar på ett genomgripande sätt förutsättningarna för privatliv, näringsliv och offentlig sektor. Vi befinner oss nu i början av en period där behoven av att bygga ut välfärdssektorn kommer att vara större än möjligheten att finansiera eller bemanna den, om inget förändras. De utmaningar som vi nu möts av är den demografiska utvecklingen – antalet gamla och unga i den svenska befolkningen ökar snabbare framöver än antalet invånare i yrkesför ålder, och att våra medborgare har en ökad förväntning på offentlig service i form av tillgänglighet, snabbhet och kvalitet. Samtidigt som vi behöver verka för ett konkurrenskraftigt och innovativt näringsliv. De möjligheter som kommer med digitaliseringen ger oss goda förutsättningar att möta utmaningarna. Den 18 oktober 2018 tog VästKoms styrelse (Västsvenska kommunalförbundens samorganisation) ett beslut att kommunalförbunden får fortsatt finansiering för att under en tvåårsperiod driva digitaliseringsfrågor tillsammans med medlemskommunerna. Ett av kraven var att ta fram en delregional handlingsplan med digitaliseringsinitiativ framtagna utifrån kommunernas behov och som sedan ska drivas vidare över tid. För att lyckas med de utmaningar som digitaliseringen för med sig behövs ett tydligt ledarskap som stöttar kommunernas navigering bland nationella och regionala initiativ inom digitalisering. Med bakgrund av detta beslutade Kommundirektörsnätverket på Fyrbodals kommunalförbund att etablera en arbetsgrupp som kallas Fyrbodals e-råd. E-rådet startades den 22 februari 2019 med uppdrag att upprätta och förankra en handlingsplan som ska genomföras i samverkan med Fyrbodals kommuner. Nuläge För att förstå vad det är vi behöver åstadkomma behövs en objektiv bild av omvärlden. Vi behövde även underlag för hur behovsbilden ser ut för Fyrbodals kommuner. Analysrapport Analysrapporten togs fram som beslutsunderlag för e-rådet för att kunna prioritera rätt typ av insatser i genomförandet av handlingsplanen. Rapporten består av två huvuddelar – behovsanalys och omvärldsanalys. Analysrapporten ligger till grund för vilka fokusområden som valts i handlingsplanen. Länk till analysrapport. Analysens avgränsning Omvärldsanalyser kan göras väldigt omfattande och e-rådet valde att avgränsa omvärldsanalysen till följande områden: Utmaningar med kommunernas ekonomiska läge Övergripande trender som är generella för kommunerna i Sverige Nationella och regionala aktörer med kommunal representation inom digitaliseringsområdet För att kunna återspegla kommunernas behov på den givna tidsperioden så har e-rådet valt att avgränsa behovsanalysen till att innefatta de nätverk som är representerade i e-rådet plus näringslivsutvecklarnas nätverk för att lyfta in företagsperspektivet. Infrastrukturnätverket Nätverket e-samhälle och e-hälsa (e-nätverk) Näringslivsutvecklarnätverket Socialchefsnätverket Utbildningschefsnätverket Handlingsplanen i relation till andra styrdokument Det finns ingen tvekan om att det redan pågår aktiviteter inom digitaliseringsområdet. Just nu finns flertalet aktörer med strategier och handlingsplaner för hur de ska lyckas med sin organisations digitala transformation. Utifrån princip ett för digital samverkan ska vi ha samverkan som förstahandsval och det gäller även med offentliga aktörer inom digitaliseringsområdet. Här behöver vi ständigt omvärldsbevaka och hitta nya möjligheter för samverkan samtidigt som vi ska, utifrån princip fem, undersöka vad som finns tillgängligt och återanvända de resultat som är användbart för oss. Nedan följer en sammanfattning av styrande dokument som vi behöver förhålla oss till. Utveckling i en digital tid SKR, Sveriges kommuner och regioner, har utvecklat en strategi som ska ge kommuner och regioner förutsättningar att öka takten i verksamhetsutveckling- och effektiviseringsarbetet. Strategin syftar till att skapa en gemensam riktning och fånga nödvändiga perspektiv och viktiga förutsättningar för en effektiv och innovativ välfärd. Vi kan förvänta oss stöd i förändringsarbetet från SKR i form av t.ex. ramavtal för digitala produkter och tjänster, framtagning av basdata, gemensam arkitektur, standards och förändring av lagar och regelverk för att kunna nyttja digitaliseringens fulla potential. SKR klargör i sin strategi att den största förändringen, att verksamhetsutveckla och förändra arbetssätt, den ligger inom kommunens ansvar. Digitalisering i människans tjänst Det regionala digitaliseringsrådet är en arbetsgrupp med representanter från Västra Götalandsregionen, kommunalförbunden, VästKom, Business Region Sweden, Länsstyrelsen och Högskolan i Skövde. De driver tillsammans genomförandet av den regionala digitala agendan ”Digitalisering i människans tjänst”. Strategi och handlingsplan innefattar flertalet kraftsamlingar inom områden som i allra högsta grad berör kommunernas digitaliseringsarbete. Vi kan förvänta oss stöd inom de kraftsamlingsområden som finns i handlingsplanen och flertalet kommuner har redan fått stöd i arbetet med fiberutbyggnad och informationssäkerhet. Här behöver vi vara aktiva att ta del av de lösningar som erbjuds kommunerna och koordinera genomförande vid behov. Regional handlingsplan för digitalisering i kommunerna VästKom är det samverkansorgan som för dialoger med SKR (Sveriges kommuner och regioner), Västra Götalandsregionen med flera kring digitalisering. De agerar även som sammanhållande aktör för länets 49 kommuner genom det kommungemensamma arbetet för verksamhetsutveckling med stöd av IT. Varje år tas en handlingsplan fram för vilka områden som ska prioriteras att genomföras tillsammans i kommunerna. Vi kan förvänta oss stöd inom de insatser som beskrivs i handlingsplanen. Kommunerna har en direkt roll i genomförandet av de olika aktiviteterna vilket innebär en viss belastning och det måste vi ta hänsyn till. Lokala digitaliseringsstrategier Flertalet kommuner i Fyrbodal har redan egna strategier och andra styrande dokument för att lyckas med digitaliseringsarbetet. Många av dem är utformade som en generell inriktning som förvaltningarna sedan får koppla egna handlingsplaner till. Här behöver vi vara aktiva och kommunicera att samverkansmöjligheter finns så vi kan stödja kommunerna i de insatser som kan bedrivas utifrån samverkansorganisationen. Beslutsprocess Hur ska insatserna genomföras och vilka beslut kommer krävas på vägen? Nedan följer en beskrivning på processen och en förklaring om vad som sker i varje steg. Klicka här för större bild. Idé Det kan finnas flera idéer inom områden som vi bör digitalisera utöver de fem insatser som beskrivs i handlingsplanen. En idé om att samverka kan komma från t.ex. politiken via Förbundsdirektionen, tjänsteperson i E-rådet, enskild kommun via e-rådet, via ansvarig tjänsteperson för ett nätverk i Fyrbodals kommunalförbund, eller andra styrdokument via e-rådet. När idén inkommit till e-rådet gör de en bedömning om vilken prioritet idén ska ha, är det något som det behöver initieras nu eller ska vi avvakta? Initiera E-rådet färdigställer intresseförfrågan och planerar hur det ska kommuniceras. Kommunledningarna mottar intresseförfrågan och när de behöver återkomma med anmälan om intresse. Hur det förankras internt ansvarar den enskilde kommunen för. Utifrån antalet intresseanmälningar får e-rådet göra en bedömning på om det är relevant att starta upp ett projekt. Om intresset är mycket litet kanske en annan insats ska prioriteras. Om intresse finns påbörjas arbetet med att ta fram ett projektdirektiv eller uppdragsdirektiv och en nyttokalkyl. Detta görs tillsammans med de kommuner som är intresserade. Ansökan om medel görs utifrån de utlysningar och medel som finns hos olika finansiärer. De intresserade kommunerna är med och utformar direktivet för att det ska passa de förutsättningar som finns i den enskilda kommunen. En styrgrupp med representanter från de deltagande kommunerna bildas. Utreda Om en förstudie ska genomföras så är nästa steg att ”utreda”. Nu ska det rekryteras en utredare som ska genomföra förstudien och styrgruppen som var med och tog fram direktivet kompletteras med eventuella justeringar. Förstudien genomförs och utredaren lämnar statusrapporter till styrgruppen. När förstudien är genomförd presenteras slutsats och rekommendation för styrgruppen. Förstudien ska innehålla en nyttokalkyl som visar på vilken förväntad kvalitativ och ekonomisk nytta ett genomförande innebär. Styrgruppen kan godkänna förstudierapporten eller be om eventuell komplettering. Förstudien presenteras för E-rådet som utifrån underlaget färdigställer en intresseförfrågan om att delta i implementeringen av projektet och planerar hur det ska kommuniceras. Kommunledningarna mottar intresseförfrågan och när de behöver återkomma med anmälan om intresse. Hur det förankras internt ansvarar den enskilde kommunen för. Om intresse finns påbörjas arbetet med att ta fram ett projektdirektiv tillsammans med de kommuner som är intresserade. Ansökan om medel görs utifrån de utlysningar och medel som finns hos olika finansiärer. De intresserade kommunerna är med och utformar direktivet för att det ska passa de förutsättningar som finns i den enskilda kommunen. En styrgrupp med representanter från de deltagande kommunerna bildas. Etablera E-rådet presenterar utkastet på projektdirektivet för Fyrbodals kommunalförbunds förbundsdirektion. Eventuella justeringar görs och projektdirektivet skickas sedan till de intresserade kommunerna De kommunala resurser som krävs för genomförande identifieras och får tid avsatt för medverkan. Rekrytering av extern resurs, t.ex. projektledare, genomförs. Projektet startas och en projektplan med kommunikationsplan och nyttorealiseringsplan tas fram av projektledningen. Genomförande Projektet genomförs utifrån projektplanen. Projektet ger kontinuerliga statusuppdateringar till styrgruppen, finansiärer och e-rådet Avveckling Överlämningen till förvaltning påbörjas. Eventuella avtal undertecknas. Statusrapporter lämnas till styrgrupp, finansiär och e-råd. En slutrapport med effektutvärdering skrivs av projektledningen. Realisering Ett effektbokslut tas fram av projektledningen. Här ska det tydligt framgå när de förväntade kvalitativa och ekonomiska nyttorna kommer infinna sig i organisationerna.
